J'organise une manifestation

Les différentes étapes de l'organisation

La Ville de Vern-sur-Seiche établit tous les ans un planning des manifestations associatives suite aux demandes formulées par les associations. 

Les associations formulent leurs souhaits d’animation en mars-avril en vue d’établir le planning de la saison associative suivante (de septembre à juin).

Ces dates sont validées lors d’une rencontre annuelle avec toutes les associations. 

 

La programmation se fait selon les priorités suivantes :

• évènement institutionnel : élections, évènements thématiques… ;

• saison culturelle de la Ville ;

• associations vernoises ;

• autres. 

Notre démarche est de « prioriser » les associations locales faces aux demandes extérieures à la commune.

 

Quand une association locale désire organiser une manifestation, les étapes sont :

• Faire une demande en mairie en indiquant la ou les dates souhaitées, l’objet de la manifestation, le nombre de participants attendus et le besoin en salles ;

• le service Vie Associative, chargé de la programmation des salles et des évènements/animations de la Ville de Vern-sur-Seiche fait une synthèse de toutes les demandes, établit un planning en vue de la réunion de validation qui a lieu au printemps ;

• lors de la rencontre avec les associations, les dates de manifestations sont validées. Dans le cas où il y aurait plusieurs demandes sur une même date, un arrangement est trouvé entre les associations présentes. Le maire, peut en dernier recours, arbitrer ou prioriser le choix de la programmation en cas de conflit de dates ;

• une fois la planification établie, une association souhaitant organiser une manifestation non programmée, se verra proposer les dates disponibles. 

Pour les grandes manifestations, il est demandé aux associations de compléter un document récapitulant tous les points importants pour l’organisation de leur évènement sur la commune.

Ce document est à déposer au service Coordination de la vie associative le plus rapidement possible (détail des délais dans le tableau ci-dessous).

Avant la manifestation

Pendant la manifestation

Après la manifestation