J'organise une manifestation

Quelle communication ?

Pour faire connaître la manifestation, il faut savoir communiquer.

À cela, il est bon de définir les objectifs.

• Communiquer dans quel contexte ?

(Évènement ponctuel, ou annuel...Quelle identité donnée : l’évènement…)

• Communiquer vers quel public ?

Définir le public ciblé (grand public ou public spécialisé ? Quelle tranche d’âge ?...)

• Communiquer sur quels périmètres ?

(au niveau du quartier ? De la ville ? Du département ?)

• Communiquer avec quels outils ?

Programmes ? Affiches ? Encarts publicitaires ? Communiqué de presse ? ...

• Jusqu’au jour J (accueillir)

Le jour J, sachez montrer au public, que lui seul permet à votre projet de se concrétiser, en lui montrant estime et reconnaissance par la qualité de votre accueil, le cadre tarifaire, la signalétique, le sourire du personnel d’accueil, le respect du projet…

Les supports

Le communiqué de presse

Forme courante de communication pour présenter une manifestation, court et bien rédigé, il pourra être reproduit dans son intégralité, dans un article de presse.

Les informations à faire figurer :

• La nature de la manifestation ;

• Les informations pratiques : date, lieu, horaires, tarifs, contacts ;

• Les photos et lien internet peuvent être joints.

Le dossier de presse

Pour être efficace, il doit être clair, précis et présenter l’évènement de manière attrayante et complète. Il peut être un outil de travail pour le journaliste, mais aussi il peut être transmis aux annonceurs, financeurs et partenaires.

Les informations à faire figurer :

• Présentation de la manifestation ;

• Présentation de la structure organisatrice ;

• Article de presse (si vous en avez) ;

• Photographies libres de droit ;

• Documents complémentaires et informations pratiques ;

• Faire figurer en titre et à chaque page le nom de la structure organisatrice et son contact.

L'encart publicitaire

L’achat d’espaces publicitaires peut être utile ; cela peut représenter un poste de dépense élevé, à évaluer selon l’importance de la manifestation ou à faire financer grâce à la participation d’annonceurs.

La conférence de presse

Elle permet de réunir dans un même espace, des personnes qui, par leur présence, veulent donner un certain retentissement à la manifestation :

• Des décideurs (financiers, élus, partenaires) ;

• Des médiateurs (journalistes, personnes relais) ;

• Des leaders d’opinion (artistes connus, animateurs éclairés…). 

En plus de l’invitation envoyée en amont, il faudra prévoir une relance téléphonique pour décider des personnes invitées à se déplacer.

L'affichage

L’affichage dans la commune doit se limiter aux espaces d’affichage extérieurs publics dédiés, l’association peut être considérée comme responsable pour affichage sauvage et pourra être soumise à indemnisation du propriétaire pour le coût des travaux et de remise en état du bien dégradé. 

L’association devra solliciter la ville par écrit, avec un plan de localisation des implantations, au moins 1 mois avant la date de la manifestation pour avoir l’autorisation d’apposer des affiches sur les poteaux de signalisation dans la mesure où :

• elles sont apposées sur une courte durée et enlevées tout de suite après la manifestation ;

• que cela ne gêne pas la visibilité du conducteur.

La distribution

Le tract ou le programme ne doit pas être distribué n’importe où. Il sera peut être judicieux de se rendre à la sortie de certains spectacles ou manifestations et de sélectionner les endroits où l’on trouve le public que l’on souhaite faire venir à son évènement :

• Etablir un plan de distribution basé sur le plan de la ville ;

• Établir une équipe distributrice (bénévole…) pour chaque secteur ;

• Il est toujours bien vu de se rendre sur le terrain pour créer des contacts avec les habitants, les commerçants…

De l'affiche au multimédia

L’affiche a été souvent le support de prédilection de la communication culturelle. 

Aujourd’hui, le multimédia et le média numérique sont de plus en plus utilisés.

Si vous avez un site internet, vous pouvez créer un flash code gratuit que vous apposez sur vos supports. Avec un téléphone Smartphone, les usagers peuvent être mis directement en relation avec votre site internet.

Et sur Vern ?

Les supports de communication municipaux sont :

Le Vivra Vern : les articles que vous soumettez sont sélectionnés par un comité de rédaction. Vos souhaits de publication doivent être transmis au service communication au moins 2 mois avant la parution du prochain journal. Les articles non publiés seront relayés sur le site internet ;

Le site internet : vous pouvez y communiquer vos évènements en envoyant article, photos, affiche… ;

Le panneau d’affichage lumineux : information synthétique que vous soumettez. Ne seront affichées que les informations relevant de la ligne éditoriale définie par les élus. 

Les informations que vous souhaitez communiquer sont à transmettre au service communication de la Ville de Vern-sur-Seiche :

communication@ville-vern-sur-seiche.fr 

N’hésitez pas prendre contact avec le service pour connaître les modalités de diffusion ainsi que les dates de bouclage.