La vie de l'association

La comptabilité associative

Comment tenir les comptes d'une petite association ?

Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue sur un simple cahier ou sur un tableur Excel. Il est conseillé de tenir régulièrement à jour ce cahier aussi appelé journal de recettes/dépenses et de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.


L’exercice comptable

La durée de l’exercice comptable est de 12 mois, mais peut être porté à 18 mois en cas de premier exercice et/ou afin de régulariser une période. La période est généralement calée sur l’année civile mais peut être sur l’année scolaire.


Les justificatifs

En comptabilité, toute dépense ou recette, quel que soit le montant, doit être justifiée par une pièce comptable. C’est un document qui prouve la dépense (facture fournisseur, facture de transport, ticket d’autoroute…) ou la recette (reçu de cotisation ou de don, facture de prestation, notification de subvention…).


Le classement des pièces comptables

Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce comptable et donc pour cela, procéder à un classement.Les pièces peuvent être numérotées et ce numéro est reporté sur le cahier ou journal d’enregistrement et le talon du chéquier. Pour la bonne concordance, les justificatifs doivent comporter la date de règlement ainsi que le numéro de chèque.


L’enregistrement dans un cahier ou journal recettes/dépenses

Toutes les entrées et les sorties d’argent en caisse (monnaie) ou en banque sont enregistrées dans un cahier ou journal recettes/dépenses au fur et à mesure de leur réalisation. Pour chaque opération doivent figurer : le numéro de pièce comptable, la date, l’objet, le mode de paiement, le numéro de chèque, le montant, le solde en banque ou en caisse, le contrôle rapprochement bancaire et si possible, la nature de l’encaissement ou du décaissement.


Le journal recettes/dépenses permet :

- De contrôler les disponibilités restant en caisse et les relevés de compte de la banque

- De calculer à tout moment le solde disponible de l’association


Modèle de fichier Excel à télécharger.


Le rapprochement bancaire consiste à comparer entre le cahier/fichier des dépenses-recettes avec les relevés bancaires et de contrôler que les mêmes montants apparaissent pour repérer les écarts. Les erreurs les plus courantes sont dues à l’oubli d’enregistrement des mouvements de fonds entre la caisse et la banque.